Cum să reduci numărul de programări anulate

Nu este deloc un secret faptul că programările anulate sunt frustrante pentru medici, indiferent de specializarea pe care o au. S-ar putea să te gândeşti că anulările te afectează doar pe tine sau clinica ta, dar ele sunt, de asemenea, neplăcute și pentru pacienții tăi. Un pacient care nu își respectă programările tinde să uite să își ia tratamentul și uneori devine dificil atunci când are nelămuriri.

Desigur, cele mai multe probleme dintr-un act medical pot fi prevenite prin respectarea unor sisteme şi procese, chiar şi în cazul relaţionării cu pacienţii. Probabil că te întrebi cum poți preveni întârzierea sau anularea programărilor. Iată câteva strategii care te vor ajuta să reduci numărul de programări anulate.

Creează o politică de programare și anulare

Fără o politică clară și eficientă nu poți menține anulările sub control.

Pacienții tăi trebuie să știe că scopul tău este de a oferi servicii medicale de calitate în timp util și că orice programare trebuie respectată. Poți schița pe site-ul tău sau poți face o broșură în care le oferi pacienților numărul de telefon la care se pot programa și regulile pe care aceștia trebuie să le respecte. De exemplu, pentru consultația inițială programarea se face cu minim 7 zile înainte, dacă există un număr mare de solicitări pentru serviciile pe care le oferi. Totodată poți aloca un interval orar în timpul săptămânii în care se pot programa pacienții care trebuie să vină la controlul periodic.

De asemenea este important ca pacienții tăi să știe politica de anulare a programărilor. Le poți spune că respecţi nevoile pacienţilor tăi şi îi rogi să fie politicoşi şi să te contacteze atunci când intervine ceva şi nu mai pot ajunge la consult. De obicei aceştia trebuie să anunţe cu cel puțin 24 de ore înainte, astfel încât intervalul de timp eliberat să poată fi realocat altei persoane.

Programările sunt foarte solicitate, iar anularea anticipată va da unei alte persoane posibilitatea de a avea acces la asistență medicală la timp.

Informează-ți pacienții la prima vizită în cabinet

Înștiințarea pacienților cu privire la politica cabinetului tău este un alt pas important în reducerea numărului de programări anulate.

La prima vizită în cabinet explică-le că este nevoie şi de implicarea lor pentru a beneficia de un act medical de calitate şi că, pe lângă ei, sunt şi alţi pacienţi care îşi doresc să beneficieze de serviciile tale.

Le poţi spune că, atunci când din anumite motive nu pot ajunge la programarea stabilită, să te anunţe cu cel puțin 24 înainte, astfel încât să poţi oferi locul liber unui alt pacient.

Folosește mai multe metode de reamintire

Majoritatea pacienților sunt ocupați, şi trebuie să jongleze cu programul lor zilnic. Atunci când aceștia îşi programează primă consultaţie, întreabă-i ce metodă sau metode de contact preferă. Un număr de telefon mobil? Doresc un apel telefonic sau un mesaj text? Sau ar prefera să primească un memento prin e-mail? Întreabă-i care este metoda de contact preferată de aceştia, dar și modalitatea de contact suplimentară în cazul în care nu reuşeşti să iei legătura cu ei. Şi nu uita să le reaminteşti locaţia cabinetului, data şi ora la care au fost programaţi.

Ia în considerare extinderea programului de lucru

Pacienții tăi sunt oameni ocupaţi şi pentru mulţi dintre ei este dificil să se programeze în timpul zilei de lucru, motiv pentru care anulează în ultimul minut sau nu apar deloc.

Ia în considerare extinderea programului de lucru la o oră târzie, după ora 19, de exemplu, sau stabileşte programări şi dimineața devreme. Totodată poţi deschide cabinetul medical şi sâmbătă dimineaţa, pentru câteva ore. În acest fel vei da dovadă de flexibilitate şi te vei diferenţia de alte cabinete sau clinici medicale.

Aceste strategii te vor ajuta să reduci numărul de programări anulate.