Cum țin contabilitatea cabinetului medical?

Atunci când ai propria afacere, unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont este felul în care gestionezi banii. Crezi că ai timp să te ocupi de facturi, chitanțe sau plata impozitelor? Cu siguranță răspunsul este nu.

Ca medic, ca orice alt profesionist și reprezentant al unei forme de organizare, ești direct răspunzător pentru orice neregulă, nedepunerea unei declarații sau neplata unor taxe. Nu este suficientă o cunoaștere de bază a fiscalității, ci ai nevoie de noțiuni clare pentru a putea gestiona cu succes partea de contabilitate și taxe. De aceea, cel mai indicat ar fi să-ți angajezi o firmă de contabilitate care să-și preia aceste greutăți de pe umeri.

Cum îşi pot desfăşura activitatea cabinetele medicale

Cabinete organizate sub formă de SRL

Cabinetele medicale organizate sub formă de SRL îşi ţin contabilitatea în partidă dublă, în conformitate cu prevederile legale în vigoare (OMFP 1802/ 2014, privind Reglementările contabile).

Conform legislaţiei, un SRL îşi poate organiza contabilitatea intern (prin departament de contabilitate) sau printr-un contract de prestări servicii contabile, administratorului fiindu-i interzis să semneze singur situaţiile financiare sau alte documente contabile.

În cazul aplicării necorespunzătoare a reglementărilor contabile, răspunderea revine persoanei împuternicite să exercite această funcţie sau, în cazul în care contabilitatea este condusă pe baza unui contract de prestări servicii, cu un contabil PF sau o firmă de contabilitate, autorizate de CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora.

Pentru cabinetele medicale organizate sub formă de SRL deținerea unei case de marcat este obligatorie, iar venitul impozabil se calculează în funcţie de încasări şi plăți.

Cabinete – CMI

Această formă de activitate medicală permite contabilitatea în partidă simplă şi presupune:

Completarea Registrului de încasări şi plăți şi a Registrului inventar;
În afară de facturi (conform Art. 155 din Codul Fiscal) şi cele două registre, folosirea altor documente este opţională;
Inventarierea bunurilor în fiecare an.
Valoarea impozitului se calculează în funcţie de încasări şi plăți şi nu în funcţie de facturi emise sau primite.

Cabinete – PFI

O PFI se identifică la ANAF printr-un Cod de Înregistrare Fiscală (CIF), iar evidența contabilă poate fi făcută în partidă simplă sau, la alegere, în partidă dublă.

PFI-urile au obligaţia să calculeze, să declare şi să achite:

Impozitul pe veniturile din activităţi independente în cota de 16%;
Contribuţia la sistemul public de asigurări de sănătate – CASS – în cotă individuală de 5.5%;
După caz, contribuţia la sistemul public de pensii – CAS – în cotă integrală de 26.3%.

Care sunt registrele obligatorii pe care trebuie să le ţii?

Legea contabilităţii (LEGEA nr. 82/1991) - republicată şi actualizată în 2017, reglementează obligaţia întocmirii registrelor care să evidenţieze operaţiunile contabile efectuate.

Dacă te-ai hotărât să îţi înfiinţezi cabinetul medical sub formă de SRL trebuie să ai următoarele registre:

Registrul unic de control - în care sunt evidenţiate toate controalele făcute la societate de instituţiile statului (ANAF, ITM s.a.);
Registrul de evidență fiscală - în care se înregistrează toate informaţiile care au stat la determinarea profitului impozabil şi a calculului impozitului pe profit cuprins în declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat;
Registrul jurnal de încasări şi plăți - în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare;
Registrul inventar - în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor;
Registrul de casă - în care se înregistrează încasările şi plăţile în numerar efectuate prin casieria unităţii.

Dacă ai optat pentru CMI sau PFI următoarele registre îţi sunt necesare:

Registrul jurnal de încasări şi plăți;
Registrul inventar;
Registrul unic de control.

Ce declaraţii se depun la Administraţia Financiară?

În funcție de forma de organizare pe care o alegi, lunar, trimestrial, semestrial sau anual, va trebui să depui declarații contabile la Agenția Națională de Administrare Fiscală, astfel:

A. Dacă alegi ca formă de organizare Persoana fizica independentă sau Cabinet medical individual trebuie să depui următoarele declarații:

Declaraţia 070 - privind înregistrarea fiscală/menţiuni;
Declaraţia 220 - privind venitul estimat/norma de venit;
Declaraţia 200 - privind veniturile realizate din România;
Declaraţia 600 - privind venitul asigurat la sistemul public de pensii;
Declaraţia 112 - privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate.

Dacă alegi să îți deschizi cabinetul sub formă de SRL, singur sau alături de unul sau mai mulți medici, trebuie să depui următoarele declarații:

Declaraţia 100 - privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;
Declaraţia 205 - privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit;
Declaraţia 112 - privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate;
Declaraţia 390 - privind livrările/achiziţiile/prestările intracomunitare;
Bilanţ semestrial;
Bilanţ anual.

Care sunt avantajele colaborării cu o firmă de contabilitate?

Așa cum îți spuneam și mai sus, este recomandat să lucrezi cu o firmă de contabilitate, mai ales cu una care are în portofoliu numai clienți din zona medicală. O firmă de contabilitate specializată numai pe medical are în mod evident mai multe soluții fiscale pentru diversele nereguli cu care te poți întâlni pe parcursul unui an fiscal:

Înțelege cât de importantă este meseria ta, astfel încât să-ți ofere consultanță fără să-ți afecteze timpul și disponibilitatea;
Cum tu știi să-i explici pacientului pe limba lui un termen științific, așa și o firmă de contabilitate specializată pe medical îți va explica fiscalitatea pe limba ta;
Nu mai trebuie să pierzi timpul înțelegând schimbările legislative;
Câștigi timp în întocmirea efectivă a raporturilor în fiecare lună;
O să dormi liniștit, ferit de stresul erorilor care te pot costa mult.